Operational Support And Finance Officer - AFSC Indonesia Yogyakarta

Terms of Reference AFSC Indonesia Program

Posisi: Operational Support N and Finance Officer (OSFO)
Supervisor: Finance Coordinator (FC)
Lokasi: Yogyakarta
Periode Kerja: 19 November 2012 a � 18 November 2013

A.N RINGKASAN KERJA
Operational Support N and Finance OfficerN (OSFO) merupakan staf berpengalaman dalam bidang pengelolaan kantor, memahami kebijakan personalia, memahami kebijakan
administrasi serta keuangan, memahami akunting, serta segala bentuk regulasi berhubungan dengan relasi dengan pemerintahan Indonesia. OSFO akan bertugas di Yogyakarta dengan beberapa kali melakukan kunjungan ke wilayah kerja AFSC untuk
mendukung kegiatan program-program AFSC jika diperlukan.

B.N PELAPORAN
Dibawah supervisi, pengarahan serta panduan dari Finance Coordinator (FC) AFSC, maka OSFO akan melaporkan:
Rencana kerja pengelolaan internal serta eksternal meliputi kegiatan, jadwal serta anggaranN Laporan atas segala bentuk informasi berkaitan dengan personalia serta nota kesepakatan antara AFSC serta mitranyaLaporan keuangan AFSC N per bulan meliputi laporan keuangan kantor beserta analisa keuangan tahunannya;Laporan perencanaan anggaran kantor per tahun fiskal;Laporan administrasi legalitas lembaga sesuai dengan peraturan perundangan berlaku di Indonesia;Laporan perubahan kebijakan administrasi serta keuangan secara berkalaC.N LINGKUP KERJA dan TANGGUNGJAWAB
INTERNAL SUPPORT:
Menjaga nilai-nilai serta etika kerja AFSC dalam bekerjasama dengan mitra lokal serta mitra penyedia layanan professional serta antar staf AFSC;N Mengelola proses perekrutan, seleksi, orientasi serta penempatan staf baru berkoordinasi dengan Finance Coordinator (FC) serta Program Team Coordinator (PTC);Membuat Kontrak Kerja Karyawan serta Konsultan, serta mengarsipkannya;Mempersiapkan segala bentuk korespondensi personalia serta berhubungan dengan pemerintah pusat maupun lokal;Mengembangkan serta mengelola sistem pengarsipan personalia berkoordinasi dengan FC serta PTC;Mengelola proses penilaian kerja staf AFSC bekerjasama dengan FC, PTC serta CR;Mempersiapkan ToR serta kontrak karyawan dan/atau konsultan berkoordinasi dengan FC serta PTC;Membuat MEMO atas kebijakan CR dalam hal Hubungan kerja antara AFSC serta stafnya;Mengarsipkan MEMO kebijakan CR sebagai dokumen pendukung revisi Standard Operational Procedure Akunting serta Personalis AFSC;Mempersiapkan payroll staf serta segala hal berkaitan dengan hak serta tunjangan staf AFSC Indonesia;Menjaga pelaksanaan kebijakan-kebijakan serta prosedur pelaksanaan administrasi serta keuangan AFSC Indonesia sesuai dengan kebijakan serta prosedur AFSC internasional serta peraturan di Indonesia;Membantu Program Team Coordinator (PTC) serta FC dalam hal persiapan kebutuhan logistik, administrasi serta keuangan kunjungan tahunan dan/atau kunjungan lapangan dari pemerintahan jika dibutuhkanMembantu Program Team Coordinator (PTC) serta FC dalam teknis korespondensiN dalam rangka mempersiapkan jadwal pertemuan dengan pemerintahan;Menjaga relasi dengan pemerintahan lokal dimana kantor AFSC Indonesia berkedudukan, termasuk RT/RW serta tetangga sekitar;Bertanggungjawab atas inventarisasi semua barang telah dibeli berkoordinasi dengan Administration Assistant;Mengelola kegiatan sehari-hari kantor AFSC Indonesia, termasuk memastikan keamanan kantor berkoordinasi dengan Guard;N Memastikan bahwa kebersihan kantor terjaga, perlatan elektronik serta sejenisnya dirawat serta dan/atau diperbaiki berkoordinasi dengan Administration Assistant serta Office Aide;EXTERNAL SUPPORT

Memberi rekomendasiN untuk memperkuat sistem Pengelolaan Keuangan serta Administrasi AFSC berkoordinasi dengan FCN Membuat MEMO atas kebijakan CR dalam hal hubungan kemitraan antara AFSC serta mitranyaMengarsipkan MEMO kebijakan CR sebagai dokumen pendukung revisi Standard Operational Procedure Akunting bagi mitra AFSCKEUANGAN

Mempersiapkan laporan keuangan akurat serta tepat setiap bulannya dalam dua 622format yaitu dalam mata uang Rupiah serta USD, termasuk didalamnya pengarsipan dokumen-dokumen diperlukan;N Melakukan akunting double-entry , mempersiapkan Laporan Keuangan AFSC serta Laporan SL7;Melakukan pemerikasan saldo atas kas kecil setiap hari Jumat serta setiap akhir bulan berkoordinasi dengan Administrative Assistant;Mengimplementasikan sistem pengamanan serta akuntabilitas bagi kantor AFSC Indonesia;Melakukan pemeriksaan atas segala bentuk proses keuangan sudah dan/atau harus disetujui oleh CR, berkoordinasi dengan FC;Berpartisipasi dalam proses analisa keuangan bulananN termasuk pengeluaran bulanan kantor AFSC Indonesia, termasuk memberikan laporan keuangan kantor kepada CRN Membantu mengoordinir audit keuangan serta lembaga termasuk mempersiapkan segala hal berkaitan dengannya antara lain; N Chart of accounts, worksheets on exchange rates, bank and cash balance sheets, request to bank for the Fiscal Year balance in AFSC accounts, schedule of prepaid rent, out-clear expenses, year-to-date project expenses, list of local staff, benefit expenses for local staff, staff separation pay records, copies of local staff contracts and job descriptions, monthly financial reports for the whole fiscal year, vouchers as requested by the auditor according to the scope of the audit;Mempersiapkan dokumen transaksi bank online berkoordinasi dengan FC;Mengembangkan serta mengelola pengarsipan sistem keuangan AFSC Indonesia meliputi fotokopi MOU mitra dengan AFSC, amandemen serta anggarannya dalam bentuk hard/soft-copy untuk keperluan audit berkoordinasi dengan FC.Membantu persiapan staf melakukan perjalanan dinas beserta laporan keuangannya.Melakukan perhitungan pajak penghasilan staf serta tenaga profesional untuk kantor AFSC Indonesia termasuk menyiapkan berkas pembayaran pajak untuk kemudian berkoordinasi dengan Adminimal Assistant untuk pembayarannya.ADMINISTRASI

Berpartisipasi dalam pertemuan dengan Country Representative serta staf administrasi N untuk berkomunikasi serta berkoordinasiN segala hal berhubungan dengan administratsi;N Berpartisipasi dalam pertemuan dengan Country Representative serta staf program untuk berkomunikasi serta berkoordinasi segala hal berhubungan dengan perencanaan anggaran serta pemakaian anggaran berdasarkan temuan lapangan;Terbuka untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan pelatihan bina damai dan/atau pertemuan dengan pemerintahan jika diminta oleh Country Representative;Berpartisipasi dalam pertemuan tahunan mitra AFSC dan/atau pertemuan regional jika diminta;Bekerjasama dengan Tim Administrasi dalam mematuhi serta menjaga prosedur administrasi serta keuangan AFSC Indonesia.D.N KRITERIA
Wajib
Warganegara Indonesia mampu berkomunikasi serta menulis dalam bahasa Indonesia serta Bahasa Inggris dengan baik;N S1 dalam bidang relevan dengan tugas-tugasnya. Memahami peace-building dan/atau Manajemen Kantor akan menjadi asset penting;Berpengalaman bekerja di NGO lebih dari 3 tahun dalam bidang keuangan serta manajemen kantor;Menguasai MS word, excel serta power poin, serta mampu menggunakan internet serta sistem surat elektronik [surel/email];Cukup memahami prosedur akunting serta personalia;Memiliki interpersonal skill baik; menyenangkan, sopan, terbuka, bisa diandalkan, serta jujur;Mampu bekerja secara efektif dalam tim untuk mengoordinasi, mengatur, serta memonitor. Mampu bekerja dibawah supervisi, delegasi, serta jadwal ketat;Kesediaan untuk melakukan kunjungan lapangan ke lokasi kerja AFSC Indonesia.Harapan
Pemahaman cukup dalam mengembangkan program peningkatan kapasitas jangka panjang sejalan dengan etos kerjaN AFSC. Memiliki komitmen serta perhatian besar terhadap penerima manfaat dari program-program di danai AFSC.Apabila anda tertarik serta memenuhi kualifikasi di atas, kirimkan surat lamaran Anda beserta CV kurang dari 3 halaman, ditujukan kepada Country Representative-AFSC
Indonesia melalui alamat surat elektronik [surel/email] niken--at--bina-damai.netN

Paling lambat N tanggal 25 Oktober 2012. Cantumkan kode lamaran OSFO pada kolom subject. Hanya pelamar memenuhi kualifikasi akan dihubungi.

The American Friends Service Committee (AFSC) N bina-damai.net is an affirmative action/equal opportunity employer, welcoming applications from qualified persons regardless of their religious affiliation rave, age, sex, gender identity, sexual orientation or disability. Women are encouraged to apply.

American Friends Service Committee (AFSC) bina-damai.net merupakan tindakan afirmatif/lembaga memberikan kesempatan sama, menyambut aplikasi dari orang memenuhi syarat, terlepas dari afiliasi agama mereka, ras, usia, jenis kelamin, identitas gender, orientasi seksual dan/atau difabilitas. Ibu bekerja didorong untuk melamar.

Operational Support And Finance Officer - AFSC Indonesia Yogyakarta via kerja-ngo